Microsoft 365
Descubre por qué la suite de trabajo más utilizada en empresas y organizaciones es la clave para tu éxito profesional.
¿En qué situación se encuentra tu equipo con Microsoft 365?
¿Cuánto habéis avanzado con Microsoft 365?
Microsoft Outlook
Usamos el Outlook para gestionar el correo electrónico a nivel individual.
La comunicación interna por email, con abuso de personas en CC, genera un alto volumen de mensajes.
Microsoft Teams
Usamos el chat para comunicarnos, sobre todo cuando estamos en remoto.
No tenemos muy claro qué equipos y canales debemos crear
Microsoft ToDo
Conozco Microsoft ToDo y lo he usado puntualmente para alguna tarea.
Sigo usando mi libreta o agenda de papel, y en ocasiones duplico continuamente mis tareas.
Microsoft Planner
Hemos creado algún plan en Planner para compartir el estado de los proyectos o definir las tareas del equipo.
Se utiliza de forma muy puntual, no todo el equipo conoce Planner, y no ha definido un modelo común de trabajo.
Microsoft Sharepoint
Compartimos algunos archivos para poder editar de forma colaborativa evitando bloqueos o duplicidades.
No sé sabe para qué usar OneDrive y para qué Sharepoint. Además, no está definida la estructura de grupos ni los permisos sobre carpetas.
Microsoft OneNote
Redactamos las minutas de algunas reuniones en notas de OneNote y se comparten con otras personas.
Se desconoce la diferencia entre OneNote y Loop, y no se ha definido de qué forma el equipo utiliza las secciones de los blocs de notas compartidos.
Motivos reales por los que no ha funcionado hasta ahora
No has invertido tiempo en definir claramente cómo quieres trabajar para mejorar o potenciar la organización. El métodosiempre debe estar por encima de las herramientas, es la esencia que permite que funcionen.
No has reflexionado sobre tus necesidades reales a cubrir, y por tanto, la búsqueda no se ha orientado a cubrirproblemas sino a buscar una aplicación de una determinada categoría.
Has minimizado la importancia que tiene una buena configuración y formación sobre la herramienta que vas a usar. No vale con probar con unas pocas tareas o unos pocos proyectos de ejemplo, de esta forma no puedes ver si realmente se adapta a tu día a día.
El éxito en la implantación de herramientas digitales se basa en un buen análisis y, posteriormente, en una buena formación que te facilite un rápido retorno e impacto positivo.
Microsoft 365 es una suite de trabajo que permite compartir información y comunicación en tiempo real con cualquier persona de tu equipo, independientemente de la ubicación en la que se encuentre cada persona.
Este conjunto de herramientas se basa en la tecnología en la nube, por lo que la información está permanentemente sincronizada, ya sea usando aplicaciones web, aplicaciones móviles o aplicaciones de escritorio (Windows o Mac OS X).
Cuenta con herramientas como: Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Microsoft To-Do, Microsoft OneDrive, Microsoft OneNote, Microsoft Planner, Sharepoint, Power Automate o Microsoft List.
¿Habéis analizado cuáles son las necesidades de organización y comunicación?
Aquí te dejamos algunos de los principales problemas o necesidades que hemos detectado en los equipos, ¿te identificas con alguno?
- Nula o deficiente planificación de tareas. ¿Qué criterio usas para determinar la siguiente tarea a realizar?
- La paradoja de las reuniones: Mala comunicación en la empresa para temas importantes VS continuas reuniones improductivas.
- Gestión ineficiente del correo electrónico. Pasa de ser una excelente herramienta de comunicación, a ser lo que no es, una herramienta de gestión de tareas, contactos y archivos.
- Mala gestión de la documentación: tenemos numerosos archivos duplicados, tardamos mucho tiempo en encontrar la información deseada, molestamos a los compañeros para recuperar archivos, etc.
- Continuas interrupciones que impiden la concentración y rompen la dinámica de trabajo de los miembros del equipo.
- Seguimiento inexistente de las tareas definidas y/o delegadas, o seguimiento improductivo que genera más trabajo al solicitar continuamente informes y resúmenes de resúmenes.
- No están definidos de forma clara los canales para una comunicación eficaz en la ejecución de proyectos e información compartida.
- No se realizan análisis para medir la rentabilidad de los proyectos, de las líneas de negocio, en definitiva, del tiempo invertido.
Microsoft Office 365 es mucho más que Teams, no pongáis límites y avanzad en la coordinación de toda la acción, documentación y comunicación del equipo.
¿Qué decisiones podemos tomar para aplicar inbox zero?
1
Analizamos vuestros hábitos de organización y comunicación para entender qué necesidades hay que cubrir.
2
Definimos vuestro propio sistema de trabajo: matching de necesidad con cada herramienta de Microsoft Office 365.
3
Configuramos las herramienta de Microsoft Office 365 y formamos a todo el equipo sobre los hábitos productivos.
Descarga nuestra guía de herramientas para equipos productivos
Nuestros clientes llegan a La Fábrica del Tiempo® para conocer cómo sacar provecho a cada una las herramientas de Microsoft 365.
Nuestras formaciones sobre Microsoft 365
Diseña la oficina de gestión de proyectos con Microsoft 365
A lo largo del curso, los participantes aprenderán a diseñar flujos de trabajo eficientes para el alta de nuevos proyectos, la planificación y coordinación, así como la configuración de espacios de seguimiento y gestión de las tareas de los proyectos.
Automatización de tareas a través de Power Automate
La formación está centrada en analizar aquellas tareas realizadas en el día a día que pueden ser automatizadas gracias a herramientas como Microsoft Power Automate. Durante las sesiones se va a trabajar la creación de nuevos flujos de trabajo para interconectar herramientas del ecosistema Microsoft 365.
Organización y la comunicación en equipo a través de Microsoft 365
El taller «Organización y comunicación en equipo a través de Microsoft 365» está centrado en enseñar en mostrar a los equipos cómo pueden coordinar la acción, la documentación, la comunicación y el conocimiento. a través de herramientas digitales como Microsoft Sharepoint, Microsoft Teams, Microsoft OneNote o Microsoft Planner.
