Microsoft ha publicado una nueva funcionalidad para Microsoft 365: la gestión de aprobaciones en Microsoft Teams, un punto integrado para la gestión de flujos de comunicación que requieren validación entre los usuarios de una organización.
¿Cómo podemos acceder a aprobaciones?
La aplicación está disponible a través del menú principal de Microsoft Teams. Desde la configuración de la organización (usuario administrador), se puede establecer que se mantenga por defecto en el menú.
¿Para qué pueden usarse las aprobaciones?
Si entendemos Aprobaciones como una herramienta de comunicación dentro de los equipos, podemos englobarla dentro del conjunto de herramientas de comunicación asincrónica: comunicaciones que no requieren respuesta inmediata y que no resuelven urgencias.
Como emisor
El uso de flujos de aprobación se complementa con actividades planeadas en herramientas como Microsoft To Do o Microsoft Planner. Si tienes una tarea que requiere validación interna de un documento, puedes utilizar el flujo de aprobaciones para enviarlo. La otra persona recibirá una notificación en Teams y podrá comunicarte su decisión de forma ágil y asincrónica.
Como receptor
Tendrás Aprobaciones como una bandeja más que revisar de forma regular. Microsoft Teams muestra una notificación por cada aprobación recibida, por lo que el seguimiento es sencillo.
¿Cómo se usan las aprobaciones?
Para enviar una solicitud sencilla: entra en Aprobaciones desde el menú principal de Teams, haz clic en "+ Nueva solicitud de aprobación", selecciona "Básico" e incluye nombre, aprobadores, descripción y adjuntos opcionales.
Para responder: haz clic en "Actividad" en el menú principal de Teams, y responde con aprobado o rechazado desde la notificación.
También es posible crear plantillas reutilizables, y realizar configuraciones más complejas integrando varias herramientas de Microsoft 365 a través de Power Automate.
